Slimmer online werken met Outlook en benieuwd naar de handige mogelijkheden die er beschikbaar zijn? We werken zelf dagelijks met Outlook en implementeren dat bovendien bij onze klanten. We leggen uit over de offline mogelijkheden en de online-toepassingen die er beschikbaar zijn. We laten zien hoe u er zo soepel en vlot mogelijk mee kunt werken, inclusief alle extra’s en opties die er in het programma verscholen zitten.

Wilt u online of juist offline werken en zelf de controle houden over de verbinding? We legden u de vorige keer al uit hoe u voorkomt dat de verbinding wordt verbroken als u online in Outlook wilt werken. Deze keer gaan we in op een aantal handige tips om daar slimmer mee te werken. 

Tips om slimmer online te werken met Outlook

Outlook biedt geavanceerde mogelijkheden, waar lang niet iedereen van op de hoogte is. Dat is jammer, omdat het soms kostbare tijd kan besparen en kan helpen om fouten te voorkomen. We zetten 5 handige tips om online te werken met Outlook voor u op een rij:

  • Slim bijlagen toevoegen
  • E-mails categoriseren
  • Berichten opvolgen
  • Gebruik de planningsassistent
  • Koppelingen met andere apps

Slim bijlagen toevoegen

We weten allemaal dat we een bijlage kunnen toevoegen aan een e-mail, maar wist u ook dat dit op een heel slimme manier kan? Het is zelfs mogelijk om een document direct vanuit Word of Excel via een mail te delen, zelfs als u daar eerst een PDF van maakt. Dit werkt in Word, Excel en PowerPoint door bij ‘Bestand’ te klikken op ‘Delen’. Kies daar voor het delen van het bestand via e-mail in de originele staat of als PDF.

Bovendien onthoudt Outlook welke soort bestanden u regelmatig gebruikt. Op basis daarvan krijgt u een voorstel om dat type bestand bij te voegen, waardoor het makkelijker wordt om daar gebruik van te maken. Outlook denkt online met u mee, om op een heel slimme wijze eenvoudig een bestand bij een mail te voegen. 

E-mails categoriseren

Raakt u zo nu en dan het overzicht kwijt over de mails? Online in Outlook zit een handige mogelijkheid om berichten te categoriseren. Op die manier raakt u geen berichten meer kwijt en weet u precies waar u gebleven bent met het beantwoorden van de verschillende mails.

Outlook heeft aan de rechterzijde van het menu ‘Start’ een mogelijkheid tot categoriseren. Er zijn allerlei categorieën met een eigen kleur beschikbaar. En is dat nog niet voldoende? Dan kunt u een eigen categorie aanmaken, met een beschrijvende naam. Vervolgens is het mogelijk om die categorie te gebruiken voor zowel e-mails als afspraken in de agenda, zodat ze netjes bij elkaar komen te staan. 

Berichten opvolgen

Binnen het categoriseren van de e-mails online in Outlook is het ook mogelijk om die meteen op te volgen. Niet zelden verandert een mailtje in een taak, waardoor het belangrijk is om daar iets mee te doen.

Met de mogelijkheid tot opvolgen creëert u een melding van een assistent, waardoor u er op tijd een herinnering aan krijgt. Op die manier zorgt u er in de agenda of binnen de taken voor dat u goed weet waar u nog aan moet werken. Het helpt u te voorkomen dat u taken vergeet, omdat u vanuit Outlook online een bericht krijgt dat uw aandacht nog ergens voor nodig is. 

Gebruik de planningsassistent

Lukt het niet altijd goed om een vergadering in te plannen met meerdere aanwezigen? Ook daarvoor bevat Outlook een handige functie. Met de Planningsassistent kunt u een voorstel doen, waarbij iedereen aan kan geven wat het best uitkomt. Door collega’s aan de afspraak toe te voegen gaat de assistent aan de slag met de mogelijkheden die iedereen heeft. U krijgt het meteen te zien als de agenda’s op een bepaald moment niet overeenkomen, waardoor u tijdig op zoek kunt naar een ander moment om bij elkaar te komen. 

Koppelingen met andere apps

Tenslotte is het mogelijk om Outlook ook online te koppelen aan andere apps. U kunt daardoor op een verbonden manier online werken met Outlook, bijvoorbeeld in combinatie met Skype en met OneNote. Door de app aan elkaar te koppelen wordt het makkelijker om direct een notulen te maken of te delen en om een HD-videogesprek met andere deelnemers aan het gesprek te starten. Microsoft koppelt de verschillende applicaties aan elkaar, zodat u optimaal verbonden bent en Outlook fungeert als de verbinding tussen jullie. 

Online met Outlook: specialisten in Microsoft Office

Wilt u online werken met Outlook of bent u benieuwd naar de functies uit de offline versie die u ook online kunt gebruiken? Met de handige tips hierboven proberen we u aan te geven hoe veelzijdig de software is en op welke manier u er gebruik van kunt maken.

De functies die er beschikbaar zijn gebruiken we natuurlijk zelf, net als voor de klanten waarvoor we werken. Dat doen we bijvoorbeeld tijdens het werkplekbeheer, waarmee we ervoor zorgen dat u op een zo productief mogelijke manier aan de slag kunt.

En gaat het u specifiek om het online werken, dankzij de moderne mogelijkheden die daarvoor beschikbaar zijn? Wij zorgen ervoor dat Outlook daarin z’n rol krijgt, inclusief de handige tips die we hierboven met u deelden. 

Wilt u gebruik maken van online werken in Outlook in Nijmegen en omgeving of heeft u vragen over onze ICT diensten? Bel ons op telefoonnummer 024 844 01 00, stuur ons een e-mail naar info@spete.nl of gebruik ons online contactformulier. We horen graag van u.